Dokumentenmanagement

Das Share-Center-Dokumentenmanagement verarbeitet sowohl gelenkte, als auch nicht gelenkte Dokumente. Dabei können beliebige Formate verwendet werden. Die Pflege erfolgt weiterhin mit den zugehörigen Anwendungen.

Nutzen

Einbindung beliebiger Dateiformate	Bearbeitung mit gewohnten Programmen
Erstellung von Arbeitskopien	Veröffentlichung als PDF / Ausdruck wie im Original
Verknüpfung mitgeltender Dokumente	Vergabe von Merkmalen / Verwertung in der Dokumentenmatrix
Archivfunktion / Versionsverwaltung	Inhaltliche Prüfung und anschließende Freigabe
Kenntnisnahme von ausgewählten Dokumenten	Arbeits- und Revisionslisten

Merkmale

Zum schnelleren Auffinden können Dokumente mit Merkmalen versehen werden, wie z.B. Geltungsbereiche, Normbezüge und Standorte. Diese können komfortabel in der Suchmaschine bzw. Dokumentenmatrix in Kombination genutzt werden.

Zur Kenntnisnahme

Die Kenntnisnahmeliste stellt die elektronische Version von Unterschriftslisten bzw. Umlaufmappen dar. Jeder Mitarbeiter hat seine persönliche Liste von Dokumenten, die er abzeichnen soll. Dabei werden auch neue Dokumentversionen berücksichtigt.

Workflow

Die in Share-Center befindlichen Dokumente unterliegen einem Workflow, der die Abarbeitung bis hin zur Veröffentlichung steuert. Der Ablauf entlang eines Workflows wird anhand von rollenbasierten Berechtigungen gesteuert. Diese Berechtigungen können auf Strukturen bzw. auf Einzeldokumenten vergeben werden.

Verteilung von Aufgaben

Share-Center unterstützt Sie bei der Verteilung von Aufgaben, die den Mitarbeitern in individuellen Aufgabenlisten angezeigt werden. Der Bearbeitungsstatus der gelenkten Dokumente ist jederzeit portalweit ersichtlich.

Anzeige von Dokumenten

Die Darstellung von Dokumenten in Share-Center erfolgt wenn möglich im PDF-Format, integriert im Browser. Somit wird zum einen eine hohe Dokumentensicherheit sichergestellt, zum anderen werden Lizenzkosten eingespart.

Versionierung und Archivierung

Share-Center unterstützt die Fortschreibung von Dokumenten über die Zeit durch die integrierte Versionierung. Dabei werden Altversionen eines Dokumentes gemäß den einzuhaltenden Vorgaben im zugehörigen Archiv abgelegt. Bei der Erzeugung von neuen Versionen wird die jeweils folgende Versionsnummer automatisch vergeben. Durch die Pflege von Änderungsnotizen behält man stets den Überblick. Das Archiv kann mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden.

Massenimport und -export

Bestehende Dateistrukturen lassen sich komfortabel durch den Massenimport in das System einspielen. Mit dem Export werden Dokumente nach definierbaren Kriterien aus Share-Center in einem Schritt in ein Verzeichnis exportiert.